Wat doe je precies als Lean portfoliomanager? En hoe verschilt traditioneel portfoliomanagement van Lean Portfolio Management (LPM)? We leggen het je uit in dit artikel.
Waar we bij traditioneel portfoliomanagement vaak tegenaan lopen
Traditioneel portfoliomanagement volgt een planmatige aanpak, waarbij het succes van projecten wordt gemeten op basis van budget en planning. Besluitvorming en planning worden gedaan voor langere periodes zonder veel flexibiliteit om snel te reageren op veranderingen. Dit resulteert vaak in complexe en trage processen.
De informatiestroom is hierdoor ook trager. Dat kan verschillende gevolgen hebben:
- Er kan niet snel worden gereageerd op problemen of (veranderende) wensen van de klant of markt.
- Minder waardevolle projecten krijgen prioriteit omdat strategische doelstellingen niet helder zijn op elk niveau.
- Het krijgen van toestemming voor middelen duurt langer dan gewenst, waardoor projecten niet op tijd kunnen worden voltooid.
Lees ook: Voegt het woord ‘Lean’ in Lean Portfolio Management iets toe?
Hoe Lean Portfolio Management flexibiliteit en wendbaarheid vergroot
Lean Portfolio Management heeft als doel de processen en de informatiestroom te versnellen dankzij continue aanpassing en iteratieve planning. Het meet het succes van projecten aan de hand van de waarde die wordt toegevoegd aan de klant in plaats van alleen op basis van budget en planning.
Waar komt dit concept precies vandaan? Wel, het woord ‘Lean’ is geleend van ‘Lean Startup’. Het doel van Lean portfoliomanagement is om de werkwijze van snelle, wendbare startups toe te passen in grote, complexe bedrijven. Dat doen we op verschillende manieren:
- We controleren snel of aannames kloppen in plaats van te investeren in verder onderzoek.
- We gaan af van de mentaliteit ‘starten is afmaken’ en kijken continu of het nog zinnig is door te gaan met een project of initiatief.
- We brengen verschillende niveaus dichter bij elkaar om een nauwere samenwerking te stimuleren. Minder top-down, meer transparantie.
Wat zijn de 5 principes van Lean?
- Waarde (Value). Hier draait het om wat de klant belangrijk vindt en wat waarde heeft volgens de klant. Hoe snel wordt een product gemaakt en geleverd? Wat is een goede prijs? Aan welke eisen moet een product voldoen?
- Waardestroom in kaart brengen. Nadat je weet wat de waarde is, breng je alle stappen en processen in kaart die het succes van een portfolio bepalen. Denk aan alles van grondstoffen tot de levering van het eindproduct. Het doel is om te zien wat geen waarde toevoegt en die verspilling te verminderen.
- Flow creëren. Eerst moet je de verspilling in de waardestroom vinden en verwijderen. Daarna moet je ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. Er mogen geen onderbrekingen, vertragingen of knelpunten zijn. Indien die er wel zijn, ga je daar oplossingen voor vinden.
- Pull creëren. Door de flow te verbeteren, komt de waarde sneller bij de klant. Klanten kunnen het product nu sneller krijgen. Dat voorkomt overbodige voorraden en maakt het beheer van apparatuur efficiënter. Het bespaart geld voor zowel de organisatie als de klant.
- Perfectie nastreven. Perfectie is moeilijk te bereiken, maar door ernaar te streven, verminder je verspilling en voeg je meer waarde toe voor klanten. Daarom is het belangrijk om Lean-principes een integraal onderdeel te maken van het proces.
Verschillende soorten portfolio’s binnen organisaties
Binnen organisaties kunnen er verschillende soorten portfolio’s bestaan. Een aantal veelvoorkomende soorten portfolio’s zijn:
- Productenportfolio: alle klantgerichte producten.
- Projectenportfolio: alle lopende en geplande projecten binnen een organisatie. Een projectenportfolio biedt een holistisch overzicht van alle projecten, waardoor organisaties beter kunnen sturen, prioriteren en middelen kunnen beheren.
- IT-portfolio: alle IT-gerelateerde projecten, investeringen, programma’s, en activiteiten binnen een organisatie. Dit zijn zowel lopende als geplande initiatieven die gericht zijn op het innoveren van de IT-infrastructuur, systemen en processen.
- Financieel portfolio: alle financiële instrumenten en investeringen van een organisatie.
- Lean Portfolio: alle strategische initiatieven en projecten die op een gestroomlijnde en flexibele manier worden beheerd volgens de principes van Lean en Agile.
Wat doe je als Lean portfoliomanager?
Als Lean portfoliomanager ben je verantwoordelijk voor het afstemmen van het portfolio op de bedrijfsstrategie en het alloceren van budget en middelen. Daarvoor heb je medewerking nodig van business en IT-managers, developers en productmanagers.
Het is dus vrij cruciaal om een soepele informatiestroom te hebben tussen deze spelers. Denk hierbij aan actuele informatie over de projectvoortgang, de capaciteit, het budget en hoe we zitten op het behalen van de strategische doelen.
Als Lean portfoliomanager is het aan jou de taak om de juiste vragen te stellen, zodat deze informatie duidelijk naar voren komt en wordt gedeeld.
Je houdt je daarbij bezig met de volgende zaken:
- Strategische afstemming. Je identificeert strategische doelen van de organisatie en helpt die helder te communiceren op alle niveaus. Zo worden projecten beter afgestemd op de bredere strategische visie.
- Implementatie van Agile-principes. Je werkt samen met Agile teams om een wendbare werkomgeving te bevorderen binnen heel de organisatie.
Iteratieve planning van projecten. Je stelt een overzicht op van alle projecten in het portfolio en prioriteert die projecten op basis van de waarde die ze opleveren voor de klant en in hoeverre ze bijdragen aan het behalen van de strategische doelstellingen. - Alloceren van middelen. Je beheert en alloceert beschikbare middelen (budget, mankracht, ervaring) voor projecten. Daarnaast identificeer je knelpunten en bedenk je oplossingen.
- Risicomanagement. Je monitort risico’s en ontwikkelt strategieën en maatregelen om risico’s te minimaliseren.
- Communicatie. Je communiceert regelmatig met stakeholders over de voortgang en status van projecten. Je rapporteert budgetten en andere relevante KPI’s aan het management.
- Continue aanpassing en verbetering. Je faciliteert retrospectives en evaluaties om lessen te leren en te delen van gaande of afgeronde projecten.
- Capaciteitsplanning. Je bent verantwoordelijk voor de capaciteitsplanning van teams. Ook anticipeer je op de toekomstige capaciteitsbehoefte op basis van de strategische doelstellingen van de organisatie.
Lees ook: Wat doet een verandermanager en wat maakt ze cruciaal?
Hoe ziet een werkdag van een Lean portfoliomanager eruit?
Stel dat je als Lean portfoliomanager aan de slag gaat bij een groot bedrijf. Je begint de dag met het doornemen van e-mails en belangrijke communicatie. Dan gaat iets voor negenen je reminder af voor de dagelijkse stand-up met de Agile-teams om de voortgang van lopende projecten te bespreken.
Je haast je naar de vergaderruimte (of de virtuele vergadersessie), waar je ongeveer een uur besteedt aan het luisteren naar de teamleden. Dit zijn enkele vragen die je kunt stellen tijdens een stand-up:
- Hoe staat het met de voortgang van de projecten?
- Zijn er eventuele obstakels die de vooruitgang beïnvloeden?
- Hoe staat het met de beschikbare middelen?
- Zijn er zaken waarvoor extra ondersteuning nodig is?
- Zijn er nieuwe risico’s gesignaleerd?
- Hoe verloopt de samenwerking tussen teams, teamleden en belanghebbenden?
- Welke lessen hebben we geleerd uit recente activiteiten?
- Zijn er suggesties voor procesverbeteringen binnen het portfolio?
Na een verkwikkende lunch heb je een overleg met leidinggevenden, IT-managers en productmanagers om hun prioriteiten en behoeften te begrijpen. Je neemt de tijd om te luisteren en waardevolle input te verzamelen.
Met al je opgedane kennis stel je tegen het einde van de middag een grondige rapportage op voor het hogere management. Hierin beschrijf je helder en beknopt de voortgang van het portfolio. Je benadrukt successen, wijst op mogelijke uitdagingen en presenteert jouw aanbevelingen.
Zo draag je bij aan een transparante communicatie, wat cruciaal is voor succesvol Lean Portfolio Management – en voor de organisatie in het algemeen.
Lees ook: Mijn persoonlijke verandertraject.
Zet een nieuwe stap in je carrière met Trivorto
Wil jij meewerken aan het transformeren van organisaties? Houd je ervan om teams te inspireren, communicatie te optimaliseren en mensen te helpen het beste uit zichzelf te halen? Bekijk onze vacatures . of neem direct contact . met ons op voor meer informatie.